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Présentation

Dans le travail social, les réunions sont nombreuses. Réunions d’équipe, de service, réunions de concertation avec des partenaires, réunions d’informations, etc.

Ces réunions posent souvent de nombreux problèmes d’organisation : objectifs vagues, ou mal perçus par les participants, mauvaise gestion du temps ou de la parole, déperdition d’information, etc. Elles peuvent alors avoir un effet démotivant sur les participants, tout en étant très coûteuses en temps.

La formation proposée a pour objectif d’apporter aux personnes ayant à animer des réunions toutes les méthodes et techniques pour les préparer, les animer, les évaluer et les intégrer dans un plan de travail avec un maximum d’efficacité.

Objectifs

1. Préparer une réunion : c’est-à-dire :
• Définir la nature de la réunion et son objectif en fonction du public, du résultat attendu, de la durée envisagée.
• Concevoir et rédiger le plan d’une réunion technique, d’une réunion de travail.
• Préparer l’évaluation, c'est-à-dire être en mesure pendant et à l’issue de la réunion de rendre apparente la progression du groupe.
2. Mettre en œuvre les techniques d’animation nécessaires à l’animation de réunions : c’est-à-dire :
• Distinguer les différentes fonctions de l’animateur de réunions : Facilitation, production, régulation, mémoire. A chaque moment de la réunion l’animateur doit savoir quel est son rôle pour intervenir avec pertinence. Définition de chacune des étapes d’une réunion de travail.
• Utiliser avec efficacité les techniques de bases de l'animation : Questionnement, reformulation, synthèse.
• Utiliser avec efficacité les supports de communications (documentation, tableau, rétroprojecteur, vidéo, etc.).
3. Intégrer la réunion dans un ensemble plus large, c’est-à-dire :
• Préparer et utiliser avec efficacité l’ensemble des documents produits pour une réunion technique : Présentation de la réunion, plan détaillé de son déroulement, compte-rendu de réunion, etc.
• Intégrer une réunion dans un plan de travail, et dans une relation avec des partenaires

Contenu

• Les différentes sortes de réunions.
• La définition des objectifs précis d’une réunion de travail.
• Les différentes étapes d’une réunion.
• Les fonctions de l’animateur de réunion. L’animateur pivot de la parole, aide à l’expression individuelle et à la progression collective.
• Les techniques utilisables en réunion (techniques de parole, d’animation, et techniques utilisant des supports de communication).
• Les principes de l’animation d’une réunion.
• Contenus, rédaction, usage de chacun des documents écrits préparant ou issus d’une réunion.
• Réunions techniques et réunions de travail dans un plan de travail annuel ; avec des partenaires ; avec des jeunes. Préparation et suivi d’une réunion. Méthodes d’évaluation de l’efficacité d’une réunion.

Démarche

Apports théoriques. Exercices d’apprentissage des différentes techniques. Préparation concrète d’une réunion, pour la mise en œuvre de l’ensemble des concepts définis durant le module. Animation et analyse de réunions durant la formation.

Pré requis

Cette formation s’adresse à tous les professionnels du champ social. Douze places sont proposées.

Déroulement pédagogique détaillé

1. Accueil.

1. Présentation de la formation, du formateur et des participants.

1. Exposé : Les différentes sortes de réunions selon leurs objectifs, leurs publics, leur fréquence, etc. Les différentes étapes d’une réunion technique (accueil, présentation, rappel de l’objectif, etc.).

1. Exposé : Définir les objectifs d’une réunion de travail, une réunion technique. Les différents niveaux d’objectifs (Découvrir, Approfondir, Décider, Agir) et les activités associées. Présentation de la notion de progression et d’étapes dans une démarche de travail.

1. Laboratoire : travail en petits groupes pour la définition d’objectifs pour une réunion technique. Présentation des réalisations.

1. Exposé : concevoir une réunion technique en fonction des objectifs, du public, et de la durée dont on dispose. Les différentes étapes d’une réunion. Choix des techniques utilisées lors de la réunion. Les différents écrits utilisés avant, pendant et après une réunion technique : convocation, supports divers utilisés durant la réunion, compte-rendu et synthèse. Techniques de rédaction de ces différents écrits.

1. Exposé sur l’utilisation de supports de communication audiovisuels : vidéo, rétroprojecteur, etc.

1. Laboratoire : Construction du déroulement d’une réunion en fonction d’objectifs définis, d’un public précisé, et d’une durée fixée.

1. Laboratoire : exercices de comptes-rendus écrits, de synthèse. Travail de rédaction.

1. Distribution des documents à lire pour le lendemain.

1. Accueil.

1. Exposé : Les fonctions de l’animateur de réunion : Production facilitation, régulation. Diriger une réunion. L’animateur, pivot de la parole, aide à l’expression individuelle et à la progression collective. Techniques employées par l’animateur de réunion. Gestion de la durée.

1. Laboratoire : Travail d’exercices pratiques : Les techniques au service de l’animateur : reformulation, questionnement, synthèse. (Exercices réalisés par groupe de 3 participants).

1. Laboratoire : L’animateur pivot de la parole face à un groupe de personnes. Faciliter, recueillir, organiser la parole. Recentrage sur les objectifs.

1. Choix des deux équipes qui animeront une réunion lors du Module B. Les équipes auront à déterminer le plan de la réunion, la convocation, les supports utilisés, l’utilisation de tel ou tel moyen audiovisuel.

1. Tour de table.

1. Accueil.

1. Animation de la 1^ère réunion technique préparée par une équipe de participants. Temps d’analyse de la réunion (les participants collectivement, les animateurs de la réunion avec le formateur). Temps d’échange en grand groupe, en réfléchissant sur : est-ce que les objectifs ont été remplis ? Qualités des techniques d’animation ; choix et mise en œuvre des techniques de communication, qualité de l’animation du groupe. Apports complémentaires du formateur si nécessaire.

1. Rédaction collective du compte-rendu de l’animation réalisée.

1. Animation de la 2^ème réunion technique préparée par une équipe de participants. Temps d’analyse de la réunion (les participants collectivement, les animateurs de la réunion avec le formateur). Temps d’échange en grand groupe, en réfléchissant sur : est-ce que les objectifs ont été remplis ? Qualités des techniques d’animation ; choix et mise en œuvre des techniques de communication, qualité de l’animation du groupe. Apports complémentaires du formateur si nécessaire.

1. Rédaction collective du compte-rendu de l’animation réalisée.

1. Suite à ces deux réunions de travail, rédaction collective de comptes-rendus et synthèse.

1. Temps de synthèse de l’ensemble de la formation. Réponses aux questions diverses.

1. Evaluation de la formation (questionnaire quantifié, et temps d’échanges plus qualitatif).

Autres informations

Nombre de participants

Tarifs

495€ 

385€ si la formation est financée par le participant

Sessions prévues

Pas de sessions programmées pour cette formation, n'hésitez pas à nous contacter, demander un devis, ou consulter la démarche d'organisation de formation Alèthéia.